如何寫好商業簡報(Powerpoint slides)

因為工作關係我常常接觸到大大小小的簡報(Powerpoint Presentation)，當中質素參差。筆者憑以往在大學學到的﹑上司教的和自己閱讀別人準備的簡報綜合的建議給大家參考參考。

首先有三點要注意的﹕

1) 當用其他人準備的簡報時﹕在大學時大部份時間都是自己準備簡報自己講解的，但在職場上時常需要用其他人準備的簡報演講，例如全球各辦公室統一採用的培訓計劃。很多時候演講是要講一個故事，你要股東同意一個計劃﹑要下屬明白公司的新政策，都要一個連貫的敍述。每個人說同一個故事的方法都不同，而用其他人的簡報就像講其他人寫的故事一樣，怎樣練習也很難100%自然流暢。
記著簡報是協助你講解的工具，如果你不熟識這個工具，你的演講將無法有效表達訊息。所以如果不幸你要用非自己寫的簡報，必定要將它背好，寫好筆記，演習起碼三次。

2）不要用任何動畫效果。真的十分不專業。

3) 簡報作閱讀用途﹕簡報的原意是協助即場講解，所以很多時候十分精簡，只有幾個重點。但後來逐漸發展成為一種比較彩色的Word文件，會議後發給沒有出席的人，甚至獨立於任何演講/會議地存在。前者的話，首先切忌堆放大量文字，字體小得沒有人看得到；然後標題必須清晰，整體畫面要讓人三秒內理解到這一頁的大意。有點抽象，讓我用兩個例子解釋﹕



這是General Electric (GE.N) 2016年第三季業績發佈會的簡報，我給你三秒鐘，我打賭你不會搞明白這一頁講的是甚麼。

它的問題是﹕
- 這幅投影片的主題含糊而欠缺重點，它既講到GE營商的環境，又講到它的業績，又觸及和原定計劃的對比，還有業務整合行動
- 投影片內不同題目的區間不清晰
- 它的字體和雲狀的Call out bubble 十分不專業
- 既然用簡報形式，可以加一點顏色吸引人注意
- 它的列點縮寫得令人完全無法理解，例子﹕CFOA YTD $19.4B… $3.4B Industrial CFOA + $16.1B GE Capital dividend，左下方的方格內的數據令我摸不著頭腦

再讓我們看看一個正面教材。這是Microsoft (MSFT.O)2017財政年度第一季業績簡報。

類似GE的Executive Summary它分開兩頁交代。第一頁用表格方式清楚講解業績數字和對比上年的百分比變動，第二頁同樣以表格方式，用清晰的小標題交代其他股東關心的事項。顏色運用專業恰當。我個人來說對表格的鍾愛實在無法言喻。讀者理解一些用表格交代的資料比起一連串的文字要省時得多。

大家還可以留意整個簡報的組織，首先由概要開始，之後逐個業務分別交代其中的細節，最後為股東提供大家都很關心關於收購LinkedIn的更新，令讀者很容易理解。大家做簡報時，要像寫文章一樣，有清楚的大網和流程通順合理。

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